Op 25 juli 2022 stuurden verenigingsbestuur en presidium een brief aan de leden die zich hadden aangemeld om in juni gaan te stemmen. In die brief worden de leden van het Vredenburgberaad beschuldigd van wangedrag tijdens de ALV-zitting.
Deze brief met aantijgingen is niet eerst aan het Vredenburgberaad voorgelegd voor een weerwoord. Bovendien weigerde het bestuur (nu: directeur-bestuurder Pols) om in te gaan op onze eis tot rectificatie aan allen die deze brief kregen toegestuurd.
Wij vatten de bestuursbrief op als lasterlijk en als aantasting van onze integriteit. Omdat het directie-bestuur ondanks meerdere verzoeken weigerde in te gaan op onze eis, legden we de kwestie voor aan de geschillencommissie binnen Milieudefensie.
Op 6 december 2022 was er een online zitting. Op 24 december kwam de commissie met een uitspraak. Het Vredenburgberaad kreeg op alle punten gelijk en het bestuur werd dringend geadviseerd om de excuses te maken en om zich in het vervolg qua houding en communicatie anders op te stellen.
De commissie sloot haar uitspraak zo af: ¨Tot slot wenst de Geschillencommissie op te merken dat het Vredenburgberaad actieve leden van de Vereniging Milieudefensie zijn. Leden die zich met hart en ziel inzetten. Het Bestuur zou zich daar terdege bewust van dienen te zijn. Zonder leden bestaat er geen vereniging, alleen kom je nergens, samen kom je ergens. Dit bewustzijn zou meer mogen doorklinken in de houding en communicatie van het Bestuur.¨
De reactie van het bestuur op deze uitspraak van de geschillencommissie is verbijsterend.
Het bestuur ging zelfs zo ver te beweren dat het de eerste aanbeveling opvolgde. Deze aanbeveling luidt verkort: Voor de volgende ALV´s is het raadzaam bij ongewenst gedrag/onheuse bejegening/onveiligheid en bedreiging direct, oftewel: tijdens de ALV, actie te laten ondernemen door de voorzitter.
Hoe meende het bestuur deze aanbeveling op te volgen? Door in januari 2023, een half jaar na de ALV, enkele leden een dreigbrief te schrijven (¨Waarschuwingsbrief¨) waarin zij van allerlei verzonnen schendingen van de gedragscode werden beschuldigd. Deze leden werd royement in het vooruitzicht gesteld bij herhaling van deze (niet gepleegde) overtredingen.
Terwijl de aanbeveling dus is om meteen bij ongewenste gedrag actie te ondernemen meende het bestuur hieraan te voldoen door een half jaar later een dreigbrief te schrijven.
De andere drie adviezen van de commissie zijn, verkort weergegeven:
2: bied excuses aan voor het onterecht versturen van de lasterbrief,
3: bewijs de beschuldigingen als je ze vol wilt houden, en
4: communiceer beter met de leden.
Van deze drie adviezen vindt het bestuur dat de geschillencommissie ze niet had mogen geven.
Het bestuur legde de hele uitspraak van de geschillencommissie naast zich neer, verklaarde de commissie incapabel en weigerde de uitspraak aan de ALV voor te leggen, zoals statutair verplicht is.
De leden van de geschillencommissie zijn ervaren juristen, die dit werk op vrijwillige basis doen en benoemd zijn door de ALV. Deze reactie van het bestuur, die ook nog eens gepaard ging met de suggestie dat de commissie maar op cursus moest om te leren hoe het moet werd door de comissieleden ervaren als een ultieme belediging.
De geschillencommissie voelde zich hierdoor zo geschoffeerd dat ze per direct in haar geheel opstapte. De commissieleden zegden zelfs hun lidmaatschap van Milieudefensie op.
Op de ALV van 10 juni 2023 had dit nog een vervolg, waarover meer bij de bespreking van die ALV.
Duidelijke taal!